BPM-система (Business Process Management System) — это IT-решение для управления бизнес-процессами. BPM-система помогает организовывать работу компании, автоматизировать рутинные задачи, связывать между собой бизнес-процессы и визуализировать эти связи так, чтобы каждому участнику процесса было понятно, на каком этапе находится работа и что будет после её завершения.
Проще говоря, благодаря системе BPM становится понятно, как устроены бизнес-процессы, как они между собой взаимодействуют и кто за что отвечает.
Так обычно выглядит интерфейс BPM-системы: визуальный редактор — он же конструктор для создания бизнес-процессов, окно со статистикой и важными данными, опции для настройки внешнего вида и т.д.
Источник: BPMSoft
Зачем бизнесу BPM-система
Хорошая BPM-система ускоряет работу, делает процессы понятными и минимизирует ошибки — а это помогает бизнесу сократить расходы и повысить качество обслуживания клиентов.
Возьмём компанию, которая продаёт товары через интернет. Каждый заказ проходит через несколько стадий: от обработки до доставки покупателю. Без BPM-системы есть риск, что какой-то этап пройдет не вовремя или про него вообще забудут. Например, склад не получит товар для упаковки, а служба доставки — информацию о том, что заказ готов к отправке.
С BPM-системой всё происходит автоматически: когда заказ поступает, система автоматически уведомляет сотрудников, что товар нужно упаковать и отправить. Каждый работник знает, что ему делать, процесс под контролем системы. Если что-то пойдёт не так — она сообщит, что исправить, или просто не пустит на другой этап.
Например, вот так выглядит автоматизация процессов в BPM-системе Comindware
Источник: Comindware
Чем BPM-система отличается от CRM и ERP-систем
BPM-систему путают с другими инструментами — чаще с CRM, реже с ERP-системами. Задачи у них разные, но сейчас некоторые системы сочетают в себе сразу все функции. Иногда это удобно, а иногда вносит хаос и усложняет процессы.
CRM-система — это инструмент для управления клиентами. CRM помогает поддерживать постоянный контакт с клиентами и выстраивать стратегию продаж, анализировать информацию и следить за сделками.
ERP-система — это решение для управления ресурсами компании. Финансами, логистикой, бухгалтерией и так далее.
Как устроена BPM-система
BPM-система основана на четырёх принципах: аналитика, моделирование, автоматизация и мониторинг. Все эти элементы работают в связке, чтобы обеспечить плавное управление бизнес-процессами.
Аналитика
Первый шаг — анализ текущих процессов в компании. Сначала необходимо понять, как работает бизнес: какие шаги выполняются, какие задачи решаются, где есть задержки и ошибки. Этот этап помогает выявить слабые места и построить эффективную модель работы.
Моделирование
На этом этапе в системе можно нарисовать «макет» всех процессов компании, то есть модель того, как всё должно работать в идеале. Для этого есть встроенный визуальный редактор. Модель можно менять в любое время — например, по мере роста компании или новых внешних условий.
Автоматизация
Далее BPM-система берёт на себя автоматизацию процессов. Можно настроить всё: передавать задачи от одного сотрудника к другому, напоминать о важных действиях, проверять, все ли этапы выполнены вовремя. Это освобождает сотрудников от рутины и снижает вероятность ошибок.
Мониторинг
Мониторинг нужен, чтобы в реальном времени отслеживать, как идут процессы. Если что-то не так, например, этап затягивается, система сразу оповещает об этом и помогает принять меры.
Пример классической BPM-системы — ELMA4, включает все четыре элемента для работы с процессами.
Источник: ELMA
BPM-система — основа для интеграции всех процессов компании в единую экосистему. В крупных компаниях часто бывает, что разные отделы работают автономно, и обмен информацией между ними затруднён. BPM-система решает эту проблему, обеспечивая обмен данными между всеми подразделениями.
Какие задачи решает BPM-система
BPM-система выполняет несколько важных функций, которые помогают управлять процессами на всех уровнях бизнеса.
Делает процессы прозрачными
Система визуализирует бизнес-процессы компании. Например, если компания занимается продажей услуг, можно на схеме увидеть, как именно приходят заявки, как они передаются между отделами и какие действия выполняются во время процесса.
Снижает расходы
BPM-система помогает выявить и устранить проблемы, которые замедляют выполнение задач и несут сплошные расходы. Выгода простая — нет нужды тратить деньги и время на решение проблем, потому что их нет.
Автоматизирует задачи
Автоматизация освобождает сотрудников от рутинной работы и снижает количество ошибок из-за человеческого фактора. Задачи передаются от одного сотрудника к другому без лишней волокиты.
Контролирует исполнение
Система проверяет каждый шаг, уведомляет ответственных и помогает оперативно исправить ситуацию.
Улучшает коммуникацию
В компаниях обычно есть несколько отделов, которые должны работать слаженно. BPM-система помогает настроить взаимодействие между ними: задачи передаются без задержек. Каждый сотрудник имеет доступ только к необходимой для его работы информации.
Как выбрать BPM-систему — 4 критерия
Выбор BPM-системы зависит от бюджета и того, насколько широкий функционал нужен. Можно задать себе несколько вопросов:
— Какие процессы в компании нужно автоматизировать в первую очередь?
— Какие специфические задачи должна решать система?
— Какую нагрузку она должна выдерживать? Например, крупной фирме с тысячами сотрудников и огромным количеством данных понадобится мощное решение.
А затем отталкиваться от ключевых факторов.
- Функциональность
Под функциональностью подразумевается, насколько система соответствует потребностям компании. Хорошая BPM-система должна автоматизировать рутинные процессы, отслеживать выполнение задач и интегрироваться с другими сервисами, которые вы уже используете. Например, если у вас есть CRM-система для управления клиентами, нужно, чтобы BPM-система могла работать с данными из этой CRM и передавать информацию между отделами. Поэтому следующий критерий →
- Интеграция с другими инструментами
Это может быть бухгалтерская программа, почтовая система, складской учёт и другие инструменты. Чем проще интеграция, тем меньше времени уйдёт на настройку и обучение сотрудников.
- Стоимость
Дешевле — не всегда значит лучше. Оцените, сколько компания готова вложить в систему, и какие функции нужны позарез. Для небольшого бизнеса можно выбрать простое решение по подписке — оно покроет базовые потребности и отказаться можно в любой момент. Для крупной компании со сложными процессами скорее подойдёт коробочная версия — купить один раз и забыть, доплачивать максимум за обновления.
- Безопасность
BPM-система работает с большими объёмами данных, в том числе с чувствительной информацией. Поэтому важно, чтобы система была надёжна защищена от внешних угроз и утечек.
Как внедрить BPM-систему
Если вы сделали выбор в пользу BPM-системы, следующий шаг — разобраться, как адаптировать её под нужды компании. Делимся пошаговой инструкцией, которая в этом поможет.
Шаг 1. Анализ текущих процессов
Прежде чем настроить систему, нужно понять, как работает бизнес на данный момент. Какие процессы требуют автоматизации? Где возникают ошибки? Это поможет правильно настроить BPM-систему под потребности компании.
Шаг 2. Определение целей и задач
Чётко сформулируйте, чего вы хотите достичь с помощью BPM-системы. Например, автоматизировать обработку заказов, улучшить координацию между отделами или сделать процессы более наглядными.
Шаг 3. Настройка процессов
Начните с переноса текущих процессов в BPM-систему и «отрисовки» новых. Нужно определить, какие шаги в процессе автоматизировать, а какие действия должен выполнять человек, где нужна интеграция с другими программами. Не торопитесь, настройка процессов — важный этап, который влияет на всю дальнейшую работу системы.
Шаг 4. Обучение сотрудников
Организуйте обучение, покажите основные функции системы и объясните, как она облегчит работу каждого. Внедрение нового софта может оказаться стрессом для сотрудников — это нормально. Подробные инструкции и обратная связь поможет им быстрее освоиться.
Шаг 5. Интеграция со сторонними приложениями
Большинство BPM-систем поддерживает автоматическую интеграцию с другими программами. Её нужно настроить, чтобы можно было без проблем обмениваться данными из разных источников и работать с ними в одном месте.
Шаг 6. Тестирование
Проверьте, насколько хорошо система работает в условиях вашего бизнеса — стали ли процессы проще и понятнее, насколько меньше ошибок допускают сотрудники и так далее. Это поможет выявить слабые места и исправить их, либо отказаться от текущей системы найти другое IT-решение.
Шаг 7. Обратная связь от сотрудников
Попросите сотрудников дать фидбэк. Это важно, потому что они будут работать с системой каждый день. Их замечания помогут понять, какие процессы требуют доработки.
Шаг 8. Корректировка настроек
Этот шаг — заключительный, но не последний. Могут всплыть ошибки на этапе настройки процессов или по обратной связи от сотрудников окажется, что система работает некорректно. Всё это нужно исправлять, оптимизировать и тестировать.
Коротко о главном
Собрали самое важное в список, чтобы подытожить всё, о чём мы рассказали в статье.
- BPM-система — это удобный инструмент, который помогает навести порядок в бизнес-процессах, сделать их прозрачными, управляемыми и эффективными.
- BPM-система помогает найти слабые места, устранить их и сделать работу компании более слаженной. Это касается всего: от склада до клиентского сервиса.
- Автоматизация рутинных задач даёт сотрудникам возможность сосредоточиться на том, что действительно важно. Меньше ручной работы — больше времени на стратегию.
- Чётко выстроенные процессы и контроль на каждом этапе минимизируют риск человеческого фактора.
- Благодаря BPM-системе можно получить более полное представление о том, что происходит в компании. А встроенные инструменты аналитики помогут принимать обоснованные решения.
- Современная BPM-система легко подружится с известным и даже специфическим ПО.
- BPM-система адаптируется под компанию: она легко подстраивается под новые требования, изменения на рынке и появление новых технологий.
Попробуете систему в деле? (это бесплатно)
👉 Щелкните здесь, чтобы создать аккаунт 👈
Пробная версия доступна сразу же после создания аккаунта + мы пришлем письмо с подробными инструкциями.
