Гибридный офис — взвешиваем все «за» и «против»

Более 80% компаний внедрили удаленную работу во время карантина. Более половины планируют сохранить гибридный формат работы на постоянной основе. Рассмотрим, чем гибридный офис привлекателен для компаний и сотрудников. Вы узнаете, какие подводные камни могут ожидать на этом пути и что необходимо учесть при изменении условий работы, чтобы все стороны получили максимальную пользу.

1. Что значит гибридный формат работы

Сейчас уже общепризнано, что гибридный формат работы помогает компаниям адаптироваться к изменениям, снизить потери и даже сулит выгоды менеджменту и сотрудникам. Он предполагает комбинацию нескольких типов занятости — работы в офисе, частичной удаленки и дистанционной для отдельных категорий сотрудников.

За последние два года на глобальном рынке труда произошли большие перемены. Мир пережил карантин, вследствие которого снизилась мобильность населения, а компании были вынуждены снижать активность или вовсе приостанавливать деятельность. Некоторые бизнесы закрылись, другие пересмотрели подходы к организации своей работы. Постепенно ситуация восстанавливается, но пока неясно, когда можно будет полностью вернуться к докризисной модели.

В плане организации труда офисных работников гибридный формат зарекомендовал себя как эффективная концепция. Гибридная работа в офисе позволяет быстро реагировать на изменение ситуации, адаптироваться к потрясениям, снижать затраты на ведение бизнеса. В 2021 году, в связи с началом вакцинации, во многих местах по всему миру карантин стал менее жестким. Однако полное решение проблем здоровья и безопасности еще не найдено.

За это время многие сотрудники стали убежденными сторонниками частичной удаленки и испытывают стресс при мысли о возможном возвращении в офис. По данным американского института общественного мнения Gallup, 5 из 10 американских служащих хотели бы в будущем работать по гибридной модели и только 3 из 10 готовы вернуться на свои рабочие места в офис.

По исследованию Microsoft, около 73% хотят и дальше работать в условиях гибкой удаленки, а 66% компаний уже приняли решение переоборудовать свои офисы под гибридный формат работы.

 

2. Как работают такие офисы в России и мире в 2021 году

С началом пандемии и введения карантина компании во всем мире были вынуждены быстро перевести сотрудников на удаленку. Это произошло неожиданно и сопровождалось сложностями. Со временем люди приноровились к новым условиям, а компании отработали регламенты и внедрили инструменты для эффективного функционирования.

Сегодня гибридный офис становится все популярнее. Например, он может располагаться в коворкинге, с неперсонифицированными рабочими местами и помещениями для переговоров. Присутствие в таком офисе определяется графиком, составленным на основании списка служебных задач. Для возможности корректировки графика в компаниях внедряют системы бронирования рабочих мест и конференц-залов.

Подход полностью оправдывает себя с точки зрения бизнеса. Компания Accenture выпустила исследование, из которого видно, что гибридная модель работы уже внедрена в 63% компаний с высокими темпами роста выручки. При этом 69% нерастущих компаний или организаций с отрицательными показателями сосредоточены на возвращении к традиционному формату.

В России дистанционная работа распространена менее, чем в целом по миру. Однако до 60% россиян, опрошенных BCG, хотели бы и после пандемии часть времени работать дистанционно.

3. Как организовать гибридный режим работы для своей компании

Любое изменение в организации труда требует продуманного подхода. Гибридный режим работы может стать оптимальным решением для бизнеса и коллектива компании. Главное — правильно подготовиться, учесть все нюансы и составить план перехода в гибридный офис. Рассмотрим основные шаги, которые необходимо предпринять на подготовительном этапе.

3.1. Разузнайте мнение ваших сотрудников

У многих людей изменения вызывают отторжение. Это нормальная реакция психики. Гибридная работа на постоянной основе не является исключением. Насчет изменений условий работы в команде могут быть различные мнения. Проведите опросы, чтобы узнать, что думают о новшестве члены коллектива. Выполнить это можно в фокус-группах или с помощью корпоративных инструментов коммуникации. Результаты помогут принять взвешенные решения, эффективно организовать процесс и сделать так, чтобы изменение условий работы не стало стрессом для сотрудников.

3.2. Продумайте новое офисное пространство

Вследствие изменений в организации труда может потребоваться перепланировка рабочего пространства. При решении организовать гибридное рабочее место для части или всех сотрудников компании рациональным решением будет новый подход к офисному пространству. Под офис можно задействовать более компактное помещение, разделить его на несколько небольших представительств, обустроить коворкинг, предусмотрев переговорные зоны и залы для конференц-связи.

Планировку следует продумывать в зависимости от задач и количества сотрудников, которые будут одновременно находиться в гибком офисе. Он тем и хорош, что легко приспосабливается под актуальные потребности компании и в то же время позволяет экономить или перераспределять средства, которые раньше выделялись на содержание служебных помещений.

3.3. Разделите домашнюю и рабочую технику ваших сотрудников

Гибкость и адаптивность к новым условиям — вот что значит гибридный формат работы для бизнеса. Чтобы поддержать стандарты, обеспечить продуктивность и информационную безопасность, рекомендуется обеспечить сотрудников, работающих на удаленке, корпоративной техникой и ПО, поддержкой Service Desk.

При использовании сотрудниками личной техники и расходных материалов необходимо разработать положения, на основании которых компания будет компенсировать их затраты.

3.4. По возможности обустройте домашние офисы

Работающие из дома сотрудники не тратят время на дорогу. Однако они будут тратить на выполнение рабочих задач личные ресурсы: оплачивать электроэнергию, переходить на более дорогой тариф интернет-связи. Стоит рассмотреть возможность компенсации подобных затрат, а также расходов на организацию удобного рабочего места дома. Если в наличии есть компьютерные столы и комфортные кресла, их можно передать в домашние офисы. Еще один вариант — выделение сотрудникам дополнительных средств на приобретение подходящей мебели.

3.5. Разработайте комплекс мер для поддержки сотрудников

При гибридном формате работы потребуется трансформировать мотивационные мероприятия и соцпакет, которые ранее предоставлялись офисным работникам. На удаленке сотрудникам недоступны безлимитный кофе и фрукты с корпоративной кухни, но им будет приятно получать небольшие подарки к праздникам. Мотивацией к развитию может стать дополнительное обучение, общение с ментором. Это поможет повысить квалификацию, получить новые компетенции.

Чтобы поддерживать командный дух, запланируйте тимбилдинг, проводите неформальные встречи. Активности могут быть как дистанционными, так и офлайновыми.

Сотрудникам, посещающим офис, снизить уровень стресса поможет смягчение требований к дресс-коду, сокращение рабочего времени в определенные дни.

3.6. Учтите закон об удаленке

Правила работы дистанционных сотрудников уже закреплены законодательно. Закон об удаленке учитывает нюансы работы, обязательства работодателя и наемных сотрудников, требования к периодам труда и отдыха. Проработайте детали с юридическим отделом и внесите необходимые изменения во внутренние документы компании.

3.7. Организуйте онлайн-пространство для работы сотрудников

Для всех сотрудников должны быть созданы единые условия для работы — предоставьте персоналу необходимые ресурсы. Доступ к облачным хранилищам данных, корпоративной почте, сервисам для видеоконференций, обмена сообщениями поможет наладить эффективную работу независимо от месторасположения сотрудников. Инструменты контроля и отчетности помогут оценивать продуктивность каждого члена команды.

4. Преимущества гибридного рабочего места
В период карантина многие компании на практике испробовали гибридный формат работы. После адаптации результаты оказались обнадеживающими. Преимущества полной и частичной удаленки высоко оценили работодатели. Согласно исследованию Boston Consulting Group, 99% удаленных сотрудников также признают минимум одно преимущество удаленной работы.

Исследование трендов, проведенное компанией Microsoft, показало, что в 2021 году 73% опрошенных работников являются сторонниками гибридного режима.

4.1. Повышение продуктивности

Переход на удаленку во время карантина подтвердил, что дистанционная работа, индивидуальное расписание и другие характеристики функционирования гибридного офиса положительно влияют на продуктивность. Сотрудники стали более эффективно использовать рабочее время. Им нет нужны тратить время на дорогу. Есть возможность работать по индивидуальному графику, выполняя задачи в периоды максимальной продуктивности. Положительно воздействует отсутствие отвлекающих факторов, офисного шума.

4.2. Лучшая возможность балансировать работу и личную жизнь

Гибридный формат работы высвобождает больше свободного времени для заботы о детях, общения с семьей и друзьями, хобби, спорта. Потребности могут быть разными — кто-то ценит возможность выгулять в парке своего питомца, посмотреть фильм с родными. Женщинам важно приготовить свежий обед к возвращению детей из школы. Из-за необходимости постоянно присутствовать в офисе, задерживаться из-за сверхурочной работы, добираться домой в час пик такие простые человеческие радости для многих раньше были труднодостижимыми. Это ухудшало психологическое состояние сотрудников и сказывалось на результатах их труда.

4.3. Возможность решать рабочие задачи в комфортном режиме

Гибридный режим работы работников позволяет выполнять обязанности по индивидуальному графику, в удобном темпе. При надлежащей организации труда это позволяет достичь хороших результатов. Психологический комфорт повышает лояльность персонала.

4.4. Сокращение расходов
По оценкам экспертов, снижение затрат при гибридном формате работы может составить до 40%. Сокращение расходов на функционирование офиса достигается за счет:

  • оптимизации рабочего пространства;
  • сокращения расходов на энергоносители;
  • внедрения электронного документооборота;
  • уменьшения расходов на бесплатные бонусы — безлимитный кофе, фрукты, снеки.

Дополнительный плюс — экономия совмещается с экологичными практиками, деятельность компании меньше влияет на окружающую среду.

4.5. Безопасность во время пандемии

Пока никто не уверен, что ситуация с карантинами и локдаунами больше не повторится. Частичная удаленка позволяет гибко контролировать вопросы здоровья и безопасности. Простуженному сотруднику нет необходимости появляться в офисе. В помещении с ограниченным количеством посетителей легче соблюдать правила безопасности и дистанцию, вовремя проводить дезинфекцию.

Если же ситуация внезапно ухудшится, у компании уже будут все инструменты и регламенты, чтобы быстро переключиться на дистанционную работу.

5. Недостатки гибридной формы работы

Мы уже убедились, что гибридный офис — это удобно и выгодно. Однако наблюдение за командами, работающими в этом формате длительное время, выявило и слабые места. Нужно заранее разработать мероприятия, которые помогут нивелировать негативные моменты.

5.1. Потенциальное выгорание сотрудников

Традиционный формат работы предполагает постоянный контакт с коллегами. Кроме рабочих встреч и совещаний, сотрудники взаимодействуют между собой, поддерживают приятельские отношения, обмениваются личными новостями. При дистанционной работе выгоранию сотрудников могут способствовать:

  • чувство одиночества, отсутствие связи с командой;
  • снижение ощущения значимости работы для компании;
  • отсутствие четких перспектив профессионального развития, продвижения по карьерной лестнице;
  • стирание границ между личным и рабочим временем;
  • плохая коммуникация с руководителем.

5.2. Повышенная зависимость от технологий

Современные технологии присутствуют в любой организации. Однако гибридный формат работы офиса требует постоянного использования компьютерных технологий. Для дистанционного выполнения рабочих задач нужны дополнительные программы — ПО для видеоконференций, обмена сообщениями, наличие доступов к облачным сервисам и единой базе знаний компании.

При этом работодателю необходимо обеспечить баланс между возможностями подключаться к корпоративным платформам из любой точки мира и компьютерной безопасностью.

5.3. Трудности организации тимбилдинга на расстоянии

На удаленке сложнее поддерживать крепкие командные отношения. Гибридный режим работы работников усложняет задачу тем, что часть коллектива находится в офисе и может неформально общаться между собой. Чтобы поддерживать уровень вовлеченности остальной части команды, необходимо проводить общие мероприятия, регулярные встречи для обсуждения вклада всех сотрудников, планировать совместные активности.

Это повышает мотивацию удаленных служащих: они получают информацию о положении дел в компании, общих задачах, обратную связь от руководителя и чувствуют себя частью единого целого.

5.4. Затраты на реорганизацию офиса

Решение о переходе на гибридный формат работы логично влечет за собой реорганизацию офиса. Следует заранее рассчитать необходимое количество неперсонифицированных рабочих мест и закрепленных за сотрудниками, постоянно находящимися в офисе, распланировать зонирование для общих собраний, переговоров.

Для взаимодействия с удаленными сотрудниками, клиентами, партнерами нужна бесперебойная работа видео-конференц-связи, дополнительные мониторы, на которые выводится изображение, другие инструменты для работы.

Все мероприятия по обустройству гибридного офиса потребуют единоразовых вложений, которые в дальнейшем окупятся за счет экономии и снижения общих затрат.

6. Как контролировать эффективность сотрудников такого офиса

Методы контроля сотрудников и отслеживание их результатов следует продумать до перехода на гибридный режим работы. В гибком офисе обычная система пропусков бесполезна. Наиболее эффективным будет внедрение технологических решений, которые позволяют:

  • учитывать время работы;
  • отслеживать активность и действия сотрудников;
  • мониторить взаимодействие с сайтами и программами;
  • ставить задачи;
  • контролировать дедлайны.

Благодаря цифровым системам контроля компания постоянно получает исчерпывающую информацию о результатах работы всех сотрудников, может объективно оценивать вклад каждого из них, исключить слив инсайдерской информации.

Инструмент полезен и персоналу. Его наличие дисциплинирует и мотивирует оперативно выполнять задачи, следовать принятым в компании регламентам. Кроме того, сервис автоматически учитывает переработки, уровень загруженности задачами.

6.1. СпрутМонитор

При выборе программ контроля компании ориентируются на свои рабочие потребности. Если речь идет о гибридном режиме работы, понадобится комплексный мультифункциональный продукт. Гибкие решения предоставляет универсальный программный комплекс «Спрут Монитор».

СпрутМонитор настраивается под требования клиента и одним пакетом охватывает задачи разных направлений:

  • менеджмент кадров;
  • компьютерная безопасность;
  • отчетность;
  • мониторинг;
  • удаленное управление.

Программа позволяет в автоматическом режиме оценивать продуктивность каждого сотрудника, вести учет рабочего времени, предотвращать утечки информации. С помощью СпрутМонитор можно полностью контролировать активность сотрудников, запрещать доступ к определенным ресурсам и устройствам, отслеживать изображение на экранах, настраивать доступ к веб-камере и микрофону рабочего места.

Благодаря программному комплексу компания сможет эффективно контролировать работу персонала, формировать отчеты о работе, обеспечить справедливую оплату труда, защититься от потерь информации.

Программа устанавливается как локально, так и в облачной версии, адаптируется под небольшие коллективы и крупные компании. Изначально в нее заложен максимальный функционал, который может потребоваться бизнесу. Он будет доступен после приобретения и установки. Цена зависит от количества лицензий и периода оплаты. Если у клиента есть пожелания по функционалу, настройкам, оформлению, продукт можно кастомизировать.

7. Гибридный офис — формат работы будущего?

Все чаще звучит мнение, что гибридный офис — формат работы будущего. Похоже, это недалеко от истины.

Положительно оценивают гибридный формат работы сотрудники, которые ощутили преимущества гибкости и адаптивности. Большинство хотело бы и в будущем иметь возможность работать удаленно или посещать офис 2–3 раза в неделю. Такое пожелание высказали около 70% опрошенных международным кадровым агентством Kelly Services соискателей из Москвы, Петербурга и других регионов России. Это совпадает с мировыми трендами и позволяет предположить, что в будущем гибридный офис останется распространенной формой на рынке труда.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *