Как остановить текучку кадров и избежать утечек конфиденциальной информации

Текучка кадров — это ситуация, когда сотрудники компании увольняются слишком часто, а коллектив постоянно меняется. Регулярная смена сотрудников мешает слаженной работе, а ещё создаёт угрозы, о которых многие не задумываются.

Высокая текучка не только увеличивает расходы на поиск и обучение новых людей. Каждый увольняющийся сотрудник — это потенциальная угроза утечки данных. Доступ к корпоративной почте, клиентским базам или внутренним документам может остаться у бывшего работника.

Уход сотрудников и утечки данных — как одно провоцирует другое

Сотрудники, покидая компанию, часто сохраняют доступ к внутренним системам, базам данных или корпоративным инструментам. Если компания не успевает оперативно отключить их аккаунты, информация может «уйти» вместе с человеком — случайно или намеренно.

Возьмём типичную ситуацию. Менеджер отдела продаж уволился, но его доступ к CRM-системе остался активным. Через месяц клиенты компании начали массово жаловаться на звонки от конкурентов. Оказалось, контакты из базы данных были украдены через старый аккаунт сотрудника, который никто не заблокировал. В итоге компания потеряла часть клиентов, репутация пострадала.

Такие случаи происходят из-за двух основных причин:

1. Невнимательность к процедурам увольнения. Например, отдел кадров не передаёт IT-специалистам информацию об уходе сотрудника вовремя.
2. Отсутствие автоматизации контроля доступа. Ручное управление правами в крупных компаниях почти всегда приводит к ошибкам.

Избежать этого помогут чёткие процессы:

• Как только сотрудник увольняется, его доступы к корпоративной почте, облачным хранилищам и CRM отзывают автоматически.
• Данные, с которыми он работал, надо проверить на предмет несанкционированного копирования.

Проблема в том, что при высокой текучке такие процедуры часто игнорируются. эйчары перегружены поиском новых кадров, IT-отдел не успевает реагировать на запросы, а руководители не видят связи между увольнениями и утечками.

Что теряет бизнес, кроме денег

Поиск и обучение нового сотрудника обходятся дорого — до нескольких окладов ушедшего специалиста. Но куда опаснее неочевидные потери, которые сложно измерить деньгами.

• Репутационные риски
  Предположим, из компании уволился сотрудник, который имел доступ к персональным данным клиентов. Если его аккаунт в базе не заблокировали вовремя, информация может попасть к мошенникам. Клиенты начнут получать спам, а в худшем случае — станут жертвами кражи денег. Результат: судебные иски, потеря доверия и удар по имиджу компании.
• Потеря конкурентных преимуществ
  Бывшие сотрудники иногда уносят с собой не только знания, но и внутренние разработки — из мести или просто так.
• Юридические последствия
  Утечка персональных данных клиентов — это не только репутационные потери. За нарушения закона о персональных данных компания может получить штрафы до нескольких миллионов рублей.

Когда текучка становится опасной

Сигнал 1 — люди часто увольняются из ключевых отделов

Например, в отделе разработки за полгода сменилось три программиста. Каждый из них работал с исходным кодом продукта, а после ухода доступы не всегда блокировались вовремя. Через месяц в сети появились фрагменты кода, очень похожие на внутренние наработки компании.

Сигнал 2 — растёт число инцидентов с утечками

Связь между текучкой и утечками не всегда очевидна. Но если после волны увольнений участились случаи потери данных, стоит задуматься. Допустим, после ухода двух менеджеров по продажам клиенты начали жаловаться на спам. Оказалось, их контакты попали к конкурентам через незаблокированные аккаунты в CRM.

Сигнал 3 — сотрудники молчат, но напряжение растёт

Текучка редко возникает на пустом месте. Если сотрудники отделов с доступом к важным данным массово увольняются, но не озвучивают причины, это тревожный звоночек. Возможно, в коллективе скрытый конфликт, перегрузки или недовольство руководством. Недовольные сотрудники редко заботятся о безопасности данных при уходе.

Как не пропустить угрозу

Регулярно запрашивайте обратную связь. Проводите личные встречи, чтобы узнавать о проблемах до того, как сотрудник решит уйти. Например, ежемесячные one-to-one с руководителем.

Внедрите прозрачную система мотивации. Чётко объясняйте, за что и как поощряют. Если сотрудник видит, что его вклад оценивают справедливо, у него меньше желания «брать своё» при уходе.

Работайте с атмосферой в коллективе. Анонимные опросы помогут выявить скрытые конфликты. Иногда достаточно перераспределить задачи или сменить руководителя отдела, чтобы снизить текучку.

Считайте текучку в «опасных» отделах отдельно. Если в IT-команде коэффициент текучести 30%, а в целом по компании — 10%, это повод к действию.

Анализируйте причины увольнений. Проводите exit-интервью и анонимные опросы. Например, если три сотрудника ушли из-за конфликта с руководителем, это может спровоцировать утечку данных из мести.

Следите за активностью перед увольнением. Массовое копирование файлов или попытки отправить данные на личную почту — красный флаг.

Что делать после увольнения: минимизация последствий

Даже если сотрудник уже уволился, риски утечки данных сохраняются. Информация могла быть скопирована заранее, а доступы — остаться активными по ошибке. Вот как действовать, чтобы снизить угрозы.

Проверьте логи активности

Первым делом проанализируйте действия сотрудника за последние недели перед увольнением. Обратите внимание на:

— Массовое копирование файлов на флешки или в облако.

— Попытки отправить документы на личную почту.

— Необычные запросы к базам данных (например, экспорт всей клиентской базы).

Например, в одной компании после ухода бухгалтера обнаружили, что за два дня до увольнения он скачал на личный ноутбук архив с финансовыми отчётами. Это помогло вовремя заблокировать документы до их передачи третьим лицам.

Обновите пароли и права доступа

Сотрудник мог иметь доступ к общим ресурсам: серверам, облачным папкам, инструментам для коллег. После его ухода:

— Смените пароли ко всем общим аккаунтам.

— Отзовите выданные ему электронные ключи.

— Проверьте, не осталось ли открытых сессий — например, незавершённых входов в CRM с его устройства.

Аудит прав доступа

Часто уволенные сотрудники сохраняют доступ к системам из-за невнимательности IT-отдела. Пройдитесь по списку:

— Корпоративная почта.

— CRM-системы и базы данных.

— Облачные хранилища.

— Трекеры задач и другие инструменты.

Убедитесь, что все аккаунты удалены или деактивированы.

Как DLP-системы снижают риски

Ручной контроль не всегда эффективен. Надёжная защита от утечек — внедрение DLP-системы. Например, «СпрутМонитор» автоматически отслеживает подозрительные действия:

1. Попытки отправить файлы на личную почту.
2. Массовое копирование данных на USB-носители.
3. Доступ к документам в нерабочее время.

Система блокирует такие операции и отправляет уведомление администратору. Даже если сотрудник уже ушёл, а доступы остались, «СпрутМонитор» промониторит его действия с корпоративными данными.

Чек-лист: как защититься от утечек при текучке

Даже если сотрудники уходят, информацию можно сохранить в безопасности. Вот семь шагов, которые помогут избежать утечек.

1. Подпишите NDA с каждым сотрудником. Договор о неразглашении — базовая страховка. Он обязывает сотрудника не передавать данные третьим лицам даже после увольнения. Например, в одной компании бывший менеджер попытался продать клиентскую базу. Благодаря NDA удалось быстро заблокировать это через суд.

2. Ограничьте доступ к критическим данным. Разделите права доступа:

• Бухгалтерия имеет доступ к финансовым отчётам.
• Разработчики — к коду, но не к клиентским данным.
• Менеджеры — к CRM, но не к внутренним документам.

3. Автоматизируйте доступы. Когда сотрудник увольняется, его аккаунты в почте, CRM и облачных сервисах лучше блокировать автоматически. Это исключает человеческие ошибки.

4. Внедрите DLP-систему.

5. Проводите аудит при увольнении. Перед закрытием аккаунта проверьте:

• Какие файлы сотрудник открывал в последние дни.
• Куда сохранял документы.
• Не было ли подозрительных действий (например, экспорт всей базы клиентов).

6. Обновите пароли и ключи доступа. После увольнения смените пароли ко всем общим ресурсам, к которым имел доступ сотрудник: облачным папкам, серверам, административным панелям.

7. Обучайте сотрудников основам безопасности. Проводите регулярные тренинги: как хранить пароли, почему нельзя пересылать рабочие файлы на личную почту.