Как внедрить учёт рабочего времени сотрудников и насколько это законно

Учёт рабочего времени (сокращённо УРВ) — это способ отслеживать, сколько времени сотрудники тратят на выполнение задач. С его помощью обычно фиксируют время начала и окончания рабочего дня, продолжительность перерывов и распределение часов между проектами.

Зачем нужно вести учёт рабочего времени

Учёт рабочего времени помогает бизнесу:

👉 Контролировать выполнение задач

Руководителю важно понимать, как сотрудники справляются с задачами и сколько времени уходит на их выполнение. Учёт помогает выявить проблемные места.

Например, выясняется, что на выполнение рутинных операций тратится слишком много часов, и это тормозит общий темп работы. Благодаря этому можно вовремя перераспределить задачи или автоматизировать их часть.

👉 Избегать переработок

Если у компании нет системы учёта времени, дисбаланс допустить легко. Один специалист может быть перегружен, а другой «недогружен». УРВ позволяет увидеть реальную картину и выровнять рабочую нагрузку.

Например, в отделе продаж один менеджер каждый день трудится на грани, обрабатывая заявки, а другой успевает взять всего пару заказов. Система учёта показывает, сколько времени каждый сотрудник тратит на работу, чтобы равномерно перераспределить задачи.

👉 Повышать продуктивность

Когда понятно, на что уходит время, легче сосредоточиться на приоритетах и устранить отвлекающие факторы. Например, сотрудник замечает, что много времени уходит на несрочные задачи, и корректирует график.

👉 Дисциплинировать удалённых сотрудников

Для распределённых команд учёт времени — это инструмент, который помогает поддерживать дисциплину, распределять время между задачами, вовремя выявлять тех, кто недо- и перерабатывает.

В гибридных командах УРВ позволяет синхронизировать работу офиса и удалённых сотрудников.

👉 Решать проблемы, которые обычно возникают без учёта

Компании, которые не используют учёт рабочего времени, обычно сталкиваются с хаосом в процессах. Руководитель может элементарно не знать, кто из сотрудников чем занят. А это значит — срыв сроков, снижение эффективности и дохода компании.

Система УРВ позволяет избежать таких ситуаций. Она показывает, как распределено рабочее время, кто на каком этапе находится, выявляет проблемы.

Какие есть методы учёта рабочего времени

Всего есть три основных метода:

1. Ручной учёт. Самый простой метод — ведение записей вручную. Сотрудники фиксируют часы работы в бумажном или в электронном виде. Этот способ подходит для небольших команд, где задачи легко контролировать, и руководитель всегда на связи.

У этого метода есть серьёзные недостатки:

• высока вероятность ошибок, особенно если вести записи нерегулярно;
• сложно обрабатывать данные, если нужно сделать отчёт или проанализировать статистику;
• слишком трудоёмко, поскольку об автоматизации не идёт речи.

Учёт рабочего времени по старинке — ведение бумажных журналов с отчётами

2. Электронные таблицы. Например, Excel или Google Sheets. Они позволяют автоматизировать расчёты и хранить данные в одном месте. Это вполне подходит малому бизнесу.

Но здесь тоже есть свои сложности:

• вручную вводить данные всё равно придётся, а это отнимает время;
• вероятность ошибок сохраняется и возрастает, если таблица большая;
• для управления таблицами нужен человек, который умеет работать с формулами и настройками.

Малый бизнес может вести учёт в электронных таблицах — например, Google Sheets

3. Автоматизированные системы. Современные программы для учёта времени, например, Toggl Track, Hubstaff или отечественные решения вроде «ОфисМетрика» и «СпрутМонитор», позволяют полностью автоматизировать процесс.
Системы работают так: сотрудники устанавливают приложение на компьютер или смартфон, система сама определяет, сколько часов человек работает, сколько времени провёл в программах и на перерывах, а руководитель получает отчёты, которые удобно анализировать.

Преимущества автоматизированных систем:

• минимизация ошибок, поскольку данные собираются автоматически;
• простота анализа и готовые отчёты;
• возможность интеграции с другими инструментами, например, CRM.

Недостатки всё же есть:

• стоимость — подписка раз в год или месяц или оплата за готовое решение;
• внедрение любой системы занимает время — в крупном бизнесе и корпорациях это всегда долгий процесс.

Например, вот так выглядят автоматические отчёты в CRM-системе «Битрикс24»

Как определиться с методом учёта

Для маленькой компании до 5-10 сотрудников подойдут электронные таблицы или даже ручной учёт. Это дешёвый и понятный способ. Если в компании 10–50 человек, пора задуматься о системе, которая всё автоматизирует. В случае, когда часть или весь штат работает удалённо — это практически неизбежное решение.

В крупных компаниях или в проектах с распределёнными командами автоматизация становится обязательной. Так проще управлять большими потоками информации и понимать, что происходит в процессах.

Выбор зависит от потребностей бизнеса и его бюджета. Главное — чтобы система была удобной как для сотрудников, так и для руководства.

Как выбрать систему учёта рабочего времени

Чтобы понять, какая система подойдёт именно вам, определите, какие задачи она должна решать. Например:

• Мониторинг рабочего времени. Это базовая функция, которая позволяет фиксировать часы работы и перерывы.
• Аналитика. Полезно, если система автоматически анализирует данные и показывает, как сотрудники распределяют своё время.
• Автоматические отчёты. Они нужны руководителям для оценки эффективности. Например, отчёт о том, сколько времени команда тратит на каждый проект.
• Контроль дисциплины. Некоторые системы уведомляют о превышении рабочего времени или фиксируют случаи опозданий.

А затем обратите внимание на ключевые параметры:

• Функциональность. Например, для удалёнщиков понадобится функция мониторинга активности, а для офиса — учёт посещений и опозданий.
• Удобство интерфейса. Чем он проще, тем меньше времени уйдёт на обучение команды.
• Цена. Некоторые системы предоставляют базовый функционал бесплатно, а за дополнительные возможности нужно платить.
• Поддержка интеграций. Если в компании используются другие программы (CRM, системы управления проектами), выбирайте которое может с ними интегрироваться. Это сэкономит время и упростит работу.

Как протестировать систему перед внедрением

Прежде чем внедрять систему, обязательно протестируйте её. Вот что важно проверить:

👉 Совместимость с текущим оборудованием

Если сотрудники работают на разных устройствах, система должна поддерживать все платформы — например, Windows, macOS, iOS или Android.

👉 Простота использования

Попросите несколько сотрудников протестировать программу. Если у них возникают вопросы на этапе настройки, это может стать проблемой в будущем.

👉 Нагрузка на производительность

Некоторые системы могут замедлять работу компьютеров.

Насколько законен учёт рабочего времени

Учёт рабочего времени — законная практика, но для неё есть нормы Трудового кодекса РФ. Коротко пройдёмся по статьям, которые регулируют этот вопрос:

• Статья 91 ТК РФ обязывает работодателей учитывать время, фактически отработанное сотрудником. Это нужно для правильной оплаты труда, расчёта сверхурочных и других компенсаций.
• Статья 99 ТК РФ регулирует сверхурочную работу. Система учёта помогает фиксировать переработки и избегать нарушений.
• Статья 106 ТК РФ разъясняет понятие времени отдыха, когда работник свободен от обязанностей.

Закон говорит: учёт рабочего времени — обязанность работодателя, а не его право.

Разрешены любые способы, которые помогают фиксировать фактическое время работы, если они не нарушают права сотрудников. Например, программы, журналы учёта, карточные пропускные системы.

Запрещено использовать методы, которые нарушают конфиденциальность или унижают сотрудников:

• непрозрачный мониторинг компьютеров, например, слежка за личной перепиской;
• принуждение к видеозаписи рабочего места, если это не согласовано с сотрудником.

Как избежать нарушения прав сотрудников

Для этого достаточно:

1. Получить письменное согласие — подчинённые должны быть в курсе, если вы планируете использовать системы, которые фиксируют активность на рабочих устройствах.
2. Установить чёткие правила — пропишите в локальных актах компании, как именно устроен учёт рабочего времени.
3. Соблюдать конфиденциальность — система должна фиксировать только активность в рабочие часы, например, открытые программы или время на выполнение задач.

Как минимизировать риски внедрения учёта

Чтобы учёт времени стал инструментом для улучшения работы, а не источником стресса для сотрудников, нужно подготовиться. Есть несколько шагов:

Расскажите сотрудникам, зачем это нужно. Акцентируйте внимание на улучшении процессов и прозрачности, а не на контроле за каждым шагом.

• Дайте возможность посмотреть, какие данные вы собираете и как их используете.
• Покажите, как работать с новым инструментом и какие задачи он решает.
• Начните с одной команды или отдела, соберите обратную связь, исправьте недочёты и только потом расширяйте систему на всю компанию.

В заключение — ответы на частые вопросы

Когда учёт времени действительно нужен?

Выделим четыре причины:

1. Вы хотите понять, насколько эффективно используются ресурсы компании.
2. В команде есть переработки, но причины остаются неясными.
3. Вы работаете с удалёнными сотрудниками и вам нужно следить за выполнением задач.
4. Нужно справедливо распределять нагрузку, чтобы избежать выгорания.

Обязательно ли уведомлять сотрудников о внедрении системы?

Да, по закону нельзя скрывать, что вы используете УРВ. Статья 68 Трудового кодекса РФ говорит о том, что ещё при приёме на работу сотрудники должны ознакомиться с нормативными актами и распорядком в компании. Это касается и учёта рабочего времени.

Это не просто формальность. Объясните команде, зачем нужен учёт. Например, чтобы сделать процессы проще и никто не перерабатывал.

Можно ли использовать УРВ на удалёнке?

Да, для удалённой работы УРВ особенно полезен. Тайм-трекеры фиксируют, сколько времени сотрудник тратит на выполнение задач. Это удобно для оценки продуктивности и контроля сроков.

Что делать, если сотрудники против учёта времени?

Сопротивление обычно связано с непониманием. Люди боятся, что система станет инструментом тотального контроля. Чтобы решить проблему:

1. Подчеркните, что учёт нужен для оптимизации процессов, а не для наказаний и слежки.
2. Покажите, как работает система, какие данные собирает и зачем.
3. Дайте время привыкнуть.

Учёт рабочего времени — это полезный инструмент, если использовать его правильно и прозрачно. Главное — быть честным с сотрудниками и следить за тем, чтобы системы не вызывали у них ощущение нарушения личных границ.