Широко известен совет по увеличению продуктивности: “Делайте больше, затрачивая меньше времени”. Если вы не считаете это совет полезным, то это правильно. Он бесполезен. “Делать больше” – это не решение, обеспечивающее повышение продуктивности. Это быстрый путь к выгоранию. Намного продуктивнее сконцентрироваться на небольших улучшениях.
Я помогаю готовить специалистов по работе с клиентами в компании Zapier. Это те люди, которые отвечают на вопросы наших клиентов, в основном, через электронную почту. В качестве человека, обучающего работе с клиентами, я понял, что можно делать больше, концентрируясь на малом. Найдите одну мелочь, которую вы можете улучшить, сконцентрируйтесь на том, чтобы выполнять это улучшение в течение недели, а затем повторите процесс, выбрав другую мелочь.
Одной из основных метрик продуктивности для нашей группы работы с клиентами является “число ответов в течение часа” (RPH). Это показатель того, сколько ответов по электронной почте специалист по работе с клиентами отправляет в среднем в течение часа. Многие специалисты по работе с клиентами стремятся увеличить свой показатель RPH – в основном, отвечая большему количеству клиентов в течение меньшего времени.
Загвоздка здесь заключается в том, что на самом деле вы не можете просто “посылать больше электронной почты” (Хотя, может быть, вы способны быстрее двигать пальцами, набирая текст на клавиатуре?). На самом деле, более высокий показатель RPH является результатом хорошего выполнения большого количества мелочей, а также отказа от выполнения некоторых других мелочей. Ниже описано, как я обучаю людей делать именно это – и вы также можете научиться этому.
Начните с небольших улучшений
Очень мало людей выполняет в течение всего дня одну единственную задачу снова и снова. Отсюда следует, что объем выполняемой вами работы определяется комбинацией разнообразных мелочей. Естественно, конкретные мелочи зависят от того, в чем заключается ваша работа.
Скорее всего, в вашем рабочем процессе или в окружении можно найти множество возможных небольших улучшений, которые вы могли бы осуществить для повышения собственной продуктивности. Первый шаг заключается в выяснении того, каковы эти улучшения. Если вы испытываете с этим затруднения, подумайте том, чтобы обратиться за помощью к другим сотрудникам или к руководству.
Вернемся к группе по работе с клиентами в компании Zapier. Мы отправляем электронную почту каждый день, но у нас есть множество мелочей, которые могли бы помочь улучшить показатель числа отправленных сообщений в час. Возможно, это устранение пары источников, отвлекающих вас на рабочем месте, например, вы можете оставить на время работы свои телефоны в другом помещении. Возможно, есть смысл попробовать другой порядок работы, или добавить новые, либо уточнить используемые текстовые шаблоны, применяемые для распространенных ответов. А может быть, дело в поиске свободных карточек клиентов, что реально замедляет работу, выяснение причин этого и определение более быстрых способов ответа в следующий раз.
Специфика не играет роли – для начала нужно лишь составить список мелочей, которые вы могли бы улучшить.
Осуществляйте улучшения каждую неделю
Теперь можно приступать к работе. Каждую неделю вы должны выбирать одну Мелочь из вашего списка и интенсивно сконцентрироваться на ней. Целью здесь является увеличение вашего понимания и осознанности, как если бы вы разглядывали Мелочь под микроскопом.
Подумайте о путях ежедневного улучшения этой Мелочи. Поэкспериментируйте, и посмотрите, что будет работать (а что работать не будет). Обсудите эту Мелочь со своим руководителем, и попросите его оценить специфику того, что связано с ней. Это может быть неудобно, но подобная оценка представляет собой отличный способ роста своего уровня, что и является вашей целью. Подумайте также об обсуждении Мелочи со своими сотрудниками. Это позволит получить от них советы и увеличить вашу ответственность в осуществлении улучшения.
Идея заключается в том, что концентрация на одной Мелочи позволяет вам идентифицировать свои пути улучшения этой небольшой части вашей работы. Допустим, выбранная мной Мелочь заключается в устранении отвлечения со стороны сотового телефона. В понедельник я могу сконцентрироваться на простом наблюдении того, как часто я проверяю свой телефон во время работы (или посмотреть, существуют ли какие-нибудь приложения, которые могут следить за моим использованием телефона). Во вторник я могу поделиться этой информацией с моим начальником, чтобы возложить на себя ответственность и оговорить, как я планирую обуздать это использование. В пятницу я могу сообщить о результатах начальнику и членам моей группы, чтобы посмотреть, помогает ли мне эта Мелочь, или нет.
Рассказывайте, как небольшие изменения помогают улучшениям
 |
Пятничное обновление 20 апреляОсновные события неделиТикеты Поскольку я приближаюсь к 6-месячной отметке, на этой неделе я попытался увеличить скорость обработки тикета. Я экспериментировал с техникой Помодоро. Пока я объяснял это своей жене, она все время смеялась надо мной, а потом объяснила, что Pomodoro по-итальянски означает «помидор». Поэтому она называет эту технику «Помидорной» (P.S.: на самом деле она названа так, потому что таймер изобретателя был в форме помидора). |
После недели подобной усиленной концентрации, мы естественно хотим поделиться с другими людьми тем, как мы продвинулись в достижении своей цели. Это хорошее желание. Возможно, вы, на самом деле, достигли большего и хотите рассказать об этом всем. Только постарайтесь говорить о той мелочи, на которой вы концентрировались. Я называю это “разговором о мелочах”.
Например, если вы работаете в отделе продаж, вы обычно могли бы сказать: “На этой неделе я заключил 10 сделок по продаже”. Но вместо этого лучше сказать: “На этой неделе я постарался задавать на один вопрос больше при каждом звонке о продажах, и я заключил 10 сделок”.
В группе по работе с клиентами мы могли бы захотеть сказать: “На этой неделе, я составлял 6 ответов в час”. Но я бы, говоря о мелочах, сказал бы: “Я этой неделе я сконцентрировался на том, чтобы оставлять на карточках клиентов более информативные пометки, и отправлял 6 ответов в час”.
Такие разговоры о мелочах помогут усилить в вас и в ваших коллегах понимание того, что концентрация на мелочах со временем может дать большие результаты. Успех не приходит сразу.
Мелочи складываются в более крупные достижения
Большие, абстрактные цели, такие как “стать лучшим менеджером” устрашают. Именно поэтому концентрация на мелочах помогает – она снижает давление, которое мы ощущаем, сталкиваясь с большой целью.
Разбивая нашу общую цель на мелкие части для концентрации и улучшения, мы ставим себя в положение, в котором можем лучше контролировать свое развитие. Поэтому, вместо формулировки “Я хочу стать лучшим менеджером”, вы могли вы сказать: “Я хочу посвятить один час в неделю, чтобы улучшить свое положение в группе”. Это более практическая цель, другими словами, вы с большей вероятностью сможете следовать ей.
Вот почему данная стратегия работает. Находите те мелочи, которые вы можете улучшить, уделяйте неделю, концентрируясь на каждой из них, затем рассказывайте, как вам помогло это небольшое улучшение. Сделайте этот цикл своей привычкой. Вы обнаружите, что если станете уделять внимание мелочам, то большие задачи будут решаться сами по себе.
Попробуете систему в деле? (это бесплатно)
👉 Щелкните здесь, чтобы создать аккаунт 👈
Пробная версия доступна сразу же после создания аккаунта + мы пришлем письмо с подробными инструкциями.
