Фотография рабочего дня — это метод анализа, при котором фиксируются все действия сотрудника в течение рабочего времени: с начала до конца смены.
Каждое действие записывается с точностью до минут — от рабочих задач (звонки клиентам, составление отчетов) до перерывов и непредвиденных ситуаций. Цель — понять, на что реально тратится время, и найти точки роста для бизнеса.
Такой анализ помогает ответить на ключевые вопросы:
— Почему сотрудники не успевают выполнять задачи, хотя заняты целый день?
— Где возникают задержки (например, долгие согласования между отделами)?
— Какие процессы можно автоматизировать или упростить?
Возьмем логиста, который трижды за день ходит в другой отдел за подписью документов. Электронный документооборот освободит ему час в день — его можно потратить на оптимизацию маршрутов доставки.
Зачем нужна фотография рабочего дня
Фотография рабочего дня — способ понять, куда уходят ресурсы. Метод подходит даже малому бизнесу: для старта достаточно Excel-таблицы, где фиксируются время и задачи. Он помогает:
— Сократить издержки. Каждые 2 часа в день, потраченные на рутину, — это 44 потерянных часа в месяц на одного сотрудника. Для команды из 10 человек — 440 часов.
— Повысить прозрачность. Вы видите, кто перегружен, а кто простаивает, и можете перераспределить задачи.
— Улучшить планирование. Зная реальное время на выполнение задач, вы ставите адекватные сроки. Если разработка новой функции занимает не 3 дня, а 5, вы избежите срывов дедлайнов и конфликтов с клиентами.
Например, в сервисном центре сотрудники жаловались на авралы, но руководитель не понимал причин. После анализа выяснилось: 40% времени уходило на согласование заявок между отделами. Решение — создать общий чат для оперативных решений. Итог: время на согласование сократилось втрое, клиенты стали получать ответы быстрее.
Как провести фотографию рабочего дня
Фотографию рабочего дня можно провести без сложных инструментов и специальных знаний. Главное — следовать алгоритму. Рассказываем, как это сделать, даже если вы никогда не занимались анализом процессов.
Поставьте конкретную цель
Не начинайте с расплывчатых формулировок вроде «узнать, чем заняты сотрудники». Четко определите, что хотите улучшить. Например, сократить время на согласование документов с 3 часов до 1, убрать дублирование задач между отделами, выяснить, почему менеджеры тратят 2 часа в день на ручные отчеты. Чем точнее цель, тем проще интерпретировать данные.
Выберите способ сбора данных
Есть три основных метода:
— Наблюдение. Руководитель или ответственный сотрудник фиксирует действия вручную.
— Анкетирование. Сотрудники сами записывают задачи в течение дня. Минус — риск неточностей из-за забывчивости.
— Автоматизация. Использование программ для учета времени или DLP-систем.
Для старта подойдет Excel-таблица. Создайте три колонки: «Время», «Действие», «Затраты (в минутах)».
| Время | Действие | Затраты |
|---|---|---|
| 10:00 | Обработка заявок от клиентов | 30 минут |
| 10:30 | Перекур | 10 минут |
| 10:40 | Согласование документов с юристом | 45 минут |
Фиксируйте действия с интервалами
Записывайте всё, что делает сотрудник, включая перерывы и непредвиденные задачи. Если анализ проводится вручную, делайте заметки каждые 15–30 минут.
Проанализируйте данные
Собранную информацию нужно структурировать. Выделите повторяющиеся задачи (ежедневные отчеты, совещания), действия, которые занимают больше времени, чем планировалось, периоды простоя или перегрузки.
Допустим, вы обнаружили, что сотрудники тратят 2 часа в день на поиск информации в чатах. Решение — создать базу часто задаваемых вопросов или купить CRM-систему.
Внедрите изменения и проверьте результат
На основе анализа составьте план оптимизации. Он может выглядеть так: автоматизировать рутинные отчеты через гугл-таблицы, перераспределить зоны ответственности между отделами, ввести электронный документооборот для сокращения времени согласований. Через месяц проведите повторный анализ, чтобы оценить эффект.
Ошибки в проведении фотографии рабочего дня
Рассказываем, чего стоит избегать, чтобы анализ принёс реальную пользу.
Нечеткая цель
Если вы начинаете с формулировки «просто посмотреть, чем заняты сотрудники», результат будет размытым. Без конкретной цели вы не поймете, на что обращать внимание.
Например, владелец магазина решил «проанализировать работу продавцов». В итоге он получил данные, но не смог понять, как сократить время обслуживания клиентов. Правильный подход: поставить задачу «снизить время оформления покупки с 10 до 5 минут». Тогда все действия сотрудников будут оцениваться через призму этой цели.
Игнорирование человеческого фактора
Сотрудники часто меняют поведение, когда знают, что за ними наблюдают. Например, менеджеры могут реже отвлекаться на соцсети или искусственно сокращать перерывы. В результате данные искажаются.
Отсутствие обратной связи
Данные из таблиц не всегда отражают реальность. Допустим, анализ показал, что дизайнер тратит 3 часа в день на правки. Но если не спросить самого сотрудника, вы не узнаете, что 80% правок возникают из-за неточного ТЗ от клиентов. Без диалога с командой вы рискуете оптимизировать не те процессы.
Как избежать ошибок:
— Проводите анализ регулярно. Одного раза недостаточно — процессы меняются, и данные устаревают.
— Сочетайте методы. Например, дополните наблюдение анонимными опросами сотрудников. Так вы получите полную картину.
— Фокусируйтесь на улучшениях, а не на поиске виноватых. Если сотрудники поймут, что анализ поможет им работать комфортнее, они будут участвовать честно.
Автоматизация фотографии рабочего дня
Ручной сбор данных — отличный способ начать, но он работает не всегда. В таких случаях на помощь приходят инструменты автоматизации.
Когда переходить на автоматизацию:
- Большой штат. Ручной анализ 100 сотрудников займет недели.
- Удалёнка. Контролировать распределённые команды гораздо труднее.
- Сложные процессы. Например, цепочки задач между отделами продаж, логистики и поддержки.
Для автоматизации подойдут:
— Таск-трекеры, CRM-системы (например, Weeek, Битрикс24)
Сервисы помогают фиксировать время на задачи автоматически. Например, менеджер отмечает в системе начало и конец работы над проектом. Вы видите, сколько времени ушло на каждую задачу, и находите узкие места.
— UAM & DLP-системы (например, «СпрутМонитор»)
Такие решения, как «СпрутМонитор», подходят для контроля действий сотрудников без нарушения конфиденциальности. Система фиксирует время работы в программах, посещение сайтов, использование корпоративных данных.
Преимущества автоматизации:
- Данные собираются без участия человека — нет риска ошибок или приукрашивания.
- Можно анализировать хоть 10, хоть 1000 сотрудников.
- DLP-системы следят, чтобы конфиденциальная информация не покидала корпоративную сеть.
Пример фотографии дня:
Что делать с результатами фотографии рабочего дня
Главное — найти процессы, которые можно улучшить. Посмотрите на задачи, которые занимают больше времени, чем должны (например, ежедневный отчет на 2 часа вместо 30 минут). Или повторяются каждый день, но не приносят пользы и вызывают задержки у других сотрудников или отделов.
В качестве решения можно внедрить шаблоны, перераспределить задачи и нагрузку, отказаться от лишних процессов, чтобы освободить время для важного.
План действий:
— Выберите 1-2 процесса для оптимизации (не пытайтесь изменить всё сразу).
— Обсудите с командой, как упростить эти задачи.
— Зафиксируйте изменения в регламенте или внедрите инструменты (шаблоны, программы).
— Через месяц проверьте результат: стало ли сотрудникам легче, сократилось ли время на выполнение.
Коротко о главном
Фотография рабочего дня — метод, который помогает не просто найти потери, но и создать систему, где улучшения становятся привычкой. Даже небольшие изменения дают результат, который можно измерить в часах и рублях.
Возьмем пример: в компании из 20 сотрудников каждый экономит всего 10 минут в день. Это 200 минут ежедневно. За месяц набегает 4400 минут — это 73 часа. Столько времени можно потратить на развитие новых проектов, обучение команды или улучшение сервиса.
Выберите один процесс, который раздражает всех: например, ежедневные отчеты или согласование заявок. Проанализируйте его на следующей неделе. Используйте простую таблицу в Excel или понаблюдайте за сотрудником лично. Даже такой мини-анализ покажет, где скрываются минуты, которые складываются в часы.
Через месяц вы сможете не только сократить издержки, но и создать культуру постоянного улучшения — там, где каждый в команде ищет способы работать эффективнее.
Попробуете систему в деле? (это бесплатно)
👉 Щелкните здесь, чтобы создать аккаунт 👈
Пробная версия доступна сразу же после создания аккаунта + мы пришлем письмо с подробными инструкциями.
