Добрый день!
Да, вы можете дать доступ любым людям, и указать, что именно они будут видеть (например, могут видеть посещаемость, активность, скриншоты). Можно дать права на редактирование/удаленное управление и т.п. Все это настраивается здесь: Вьюер -> вкладка Пользователи -> доп. вкладка Пользователи СпрутМонитор.
Еще можно отключить открытый режим и дать возможность отслеживаемым пользователям включать/выключать мониторинг (см. Профиль Настроек).
Касательно вашего вопроса про хранение данных - по умолчанию (с дефолтными настройками) текстовая информация хранится 45 дней, а скриншоты, файлы, видео, звук, и остальное - 7 дней. После этого периода данные удаляются (очищается СУБД). Можно установить любой интервал хранения данных. Сделать это можно в: Вьюер -> вкладка Пользователи -> Профиль Настроек.
