Табель учета рабочего времени в Excel

Учет отработанных дней, прогулов, опозданий и ранних уходов ведется в табеле учета рабочего времени. Законом предусмотрено 2 вида таких табелей:

  • Форма Т-12 - для заполнения вручную: скачать образец.
  • Форма Т-13 - для заполнения автоматически (такие формы генерируют системы контроля и управления доступом - СКУД): скачать образец.

Особенности заполнения

  • Заполняется в 1 экземпляре
  • Подписывают: руководитель отдела, кадровик (при наличии), сдается в бухгалтерию.
  • Если день отработан не полностью, каждая отметка должна сопровождаться документом, объясняющим причину (лист нетрудоспособности, заявление о совместительстве).
  • Если день отработан больше положенного, каждая отметка должна также иметь приложенный документ (например согласие сотрудника на работу в сверхурочные часы)
  • Могут регистрироваться либо только отклонения (например прогулы, опоздания, или сверхурочные часы работы), либо все дни.

Есть ли отличие формы Т-12 от Т-13?

Если учет ведется автоматически - то используется форма Т-13, если вручную - то Т-12. Также в форму Т-13 нельзя ввести данные по оплате труда.

Какие сроки сдачи табеля в бухгалтерию?

Учет ведется ежедневно. На следующий после окончания календарного месяца день бланки сдаются в бухгалтерию.

Всегда ли нужно вести табель?

Табель обязателен к ведению для всех компаний.

Должен ли ИП вести табель?

Сам на себя - нет, поскольку не может работать в своем же ИП. А вот на работников - обязательно.

Какой срок хранения табеля учета рабочего времени?

Для формы Т-13 достаточно 1 года. Для других форм - 5 лет.

Как отразить в табеле посуточную работу?

Если в компании работник работает например с 8 утра одного дня до 8 утра следующего дня, то эти сутки должны быть разделены по двум рабочим дням, с соответствующим количеством часов.

Что такое форма Ф.0504421?

Форма табеля учета рабочего времени, применяемая в казенных учреждениях и органах власти, бюджетных и автономных учреждениях. Форму ее также можно скачать у нас на сайте: скачать форму Ф.0504421.

Как заполнять табель, если сотрудник работает "на выезде", "в полях"?

Время нахождения сотрудника с служебной поездке считается рабочим временем. В табеле нужно фактически затраченное работником время на поездку.

Какие программы помимо Excel можно использовать для ведения учета рабочего времени?

  • Системы СКУД, такие как ТаймФормер, БиоТайм.

  • Вести учет можно в 1С, в которой, начиная с версии 8.3 (ЗУП)уже имеются соответствующие возможности. Для 1С есть множество модулей, которые могут помочь автоматизировать процесс.

  • Для сотрудников, чья работа носит разъездной характер, можно использовать системы GPS мониторинга, такие как Сервис Планадо, GlonassMSK.

  • Системы мониторинга сотрудников и DLP-системы, одна из лучших на текущий момент - это СпрутМонитор.

Как выглядит учет рабочего времени в СпрутМонитор?

Время включения компьютера считается временем начала рабочего дня. Время выключения - его окончанием. Можно также внести необходимые изменения вручную, например указать, что в конкретный период сотрудник находился в командировке.



 

Государственные праздники и выходные дни уже внесены в базу данных программы. Разумеется, программа не будет считать такие дни прогулом.



 

Помимо информации по уходу и приходу, программа показывает, чем именно работник занимался в течение рабочего дня. Можно даже влиять на это - блокировать например нежелательные сайты и программы.